Come usare la funzione “Revisioni” di Microsoft Word


Oggi parliamo della funzione Revisioni di  Microsoft Word.
Questo articolo è utile sia a tutti i miei clienti sia a chiunque voglia capire il funzionamento di questa importante funzione, che uso quotidianamente per lavoro.
Io uso la versione Microsoft Word 2016 e spesso la versione 365 professionale; questo tutorial è tuttavia valido per tutte le versioni di Word.
Se dopo la lettura del mio tutorial tu ne voglia sapere di più, puoi leggere quelli ufficiali, un po’ meno chiari e sintetici ma comunque molto utili.

COS’è e a cosa serve la funzione di revisione

Serve a tenere tutti i cambiamenti sotto controllo.
Per figure come la mia, è fondamentale attivare la funzione Revisioni per avere davanti un file dov’è chiaramente segnato cosa è stato modificato, eliminato, aggiunto o spostato e così che tu possa tenerne traccia nel tempo.
Ma è utile anche agli scrittori, sia per sapere dove mettere le mani quando si lavora con un Editor, sia per sé stessi, quando cioè si è in piena fase creativa, per tenere sotto controllo ogni revisione effettuata.
Per attivare la funzione, basta cliccare sul pulsante preposto o premere CTRL+MAIUSC+E; funziona così anche per disattivare.

Cerchiata in rosso la Scheda “Revisione” nella quale troverete il pulsante per attivare la funzione.
OPZIONI DI VISUALIZZAZIONE

Ci sono molte opzioni per personalizzare le Revisioni.
Puoi decidere di vedere tutti i cambiamenti all’interno del testo (e quindi, ad esempio, con stile sbarrato le eliminazioni, un colore brillante – di solito rosso – per le aggiunte, ecc.) andando su:
Mostra commenti > Aree commenti > Mostra tutte le revisioni all’interno del testo.

In grigio i passaggi da compiere con il mouse.

Oppure, puoi decidere di vedere tutte le modifiche nelle aree dei commenti (cioè a lato):
Mostra commenti > Aree commenti > Mostra revisioni nelle aree commenti.

In grigio i passaggi da effettuare con il mouse.

Questione di gusti: io preferisco la seconda ed è così che lavoro.

ACCETTARE O RIFIUTARE LE REVISIONI

La funzione permette di salvare qualsiasi eliminazione, modifica o aggiunta al testo in modo del tutto automatico e di accettare o rifiutare con un click ogni singola operazione.
Se si vuole confermare il cambiamento e non interessa più tenerne traccia, basta cliccare su “Accetta“.

In questo modo si accetta la singola revisione e si passa alla successiva.

Se si vuole rifiutare il cambiamento e non interessa più tenerne traccia, basta cliccare su “Rifiuta“.

In questo modo si rifiuta la singola revisione e si passa alla successiva.

Puoi anche accettare o rifiutare tutte le Revisioni senza doverlo fare una per una, ti basterà cliccare sulla freccia appena sotto ai pulsanti di Accetta o Rifiuta e selezionare il comando apposito.

Cliccando su “Accetta tutte le revisioni” si accetteranno tutti i cambiamenti. Allo stesso modo si può effettuare la scelta inversa, cliccando sul menù accessibile sotto a “Rifiuta”.
CONFRONTARE DUE TESTI

Interessante anche la possibilità di confrontare due versioni dello stesso testo (spesso capita, agli scrittori, di tenere più versioni di un romanzo solo).
Con il tasto “Confronta” potrai confrontare i file; Word farà tutto il lavoro in automatico e il risultato sarà un unico file con una serie di Revisioni effettuate, da poter visualizzare secondo quanto spiegato più su in questo stesso articolo.

Dopo aver cliccato su “Confronta…” si aprirà una scheda dove poter inserire le due versioni di un qualsiasi testo, originale e revisionato.
CONTROLLO ORTOGRAFIA E GRAMMATICA

All’interno della scheda Revisione c’è anche il famoso Controllo ortografico di Word.
Questo strumento è accessibile tramite il primo tasto della scheda, “Controllo ortografia e grammatica” oppure premendo il tasto F7 della tastiera.


Usalo per individuare gli errori più grossolani, come i refusi che rendono la parola inesistente oppure errori sugli accenti.
Nella nuova versione di Word, oltre agli errori di Ortografia e Grammatica, potrai ricevere consigli su Chiarezza e concisione, Registro formale e Scelte lessicali, anche se bisogna assicurarsi di avere la versione più aggiornata del vocabolario di word per ricevere consigli sensati, e comunque non bisogna accettare sempre i consigli, dato che è possibile che siano anche sbagliati, alcune volte.
Ecco la scheda che apparirà a lato, con il conteggio degli eventuali errori presenti:

Ricorda che se scrivi “morto” al posto di “molto”, per esempio, Word non è in grado di riconoscere che si tratta di un errore, perché è una macchina e non legge il contesto.
Quindi affidati a questo strumento solo per una revisione generale che ti aiuti poi a effettuarne una “a occhio”.

PER CONCLUDERE

Dopo questa rapida spolverata sarai in grado di compiere delle revisioni piuttosto efficaci anche da solo e di ricevere con più consapevolezza i file provenienti dagli Editor professionisti.
Ricorda infatti che l’occhio esterno è importantissimo e che non potrai mai accorgerti di tutti gli errori di forma o di contenuti da solo, sia per una questione di “attaccamento” al testo (l’hai scritto tu, dopotutto) sia perché non sei un professionista adibito a questo.

Potrai emulare in parte il compito di un correttore di bozze; quello dell’Editor no.
Un editor serio non bada solo alla forma, ma anche alla musicalità dei contenuti, alla fluidità del testo, alla scelta azzeccata di termini e alle costruzioni sintattiche; analizza trama, ambientazione, personaggi, stile e tanti altri elementi, su cui Microsoft Word non può competere.


Ricorda che rimango disponibile a rispondere alle tue domande qui sotto o in privato, e nel caso tu avessi bisogno di un Editor, sai dove trovarmi.
Buona scrittura!

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